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Cinco maneiras de otimizar reuniões de trabalho

Cinco maneiras de otimizar reuniões de trabalho 20 FEVEREIRO

Bons líderes querem otimizar o tempo de seus funcionários e uma maneira de fazer isso é limitar as reuniões desnecessárias. Isso parece uma lógica sólida, mas é preciso ter cuidado para não levar isso muito longe.

Recentemente, conheci um líder que insiste que nunca terá reuniões de equipe que incluam todos os funcionários que se reportam a ele. Ele argumenta que qualquer reunião que envolva todos os seus subordinados diretos será uma perda de tempo por definição.

Embora as intenções dele sejam boas e as reuniões tenham uma péssima fama, é importante perceber que elas podem ser muito eficazes para motivar os funcionários. Presencialmente é geralmente a melhor opção, mas, seja física ou virtual, a oportunidade de reunir pessoas no mesmo lugar, ao mesmo tempo, é uma maneira poderosa de aumentar a eficácia de uma equipe.

Não é segredo que reuniões mal planejadas e mal geridas podem ser um desperdício de tempo terrível. Porém, quando são eficazes, elas podem fornecer elementos-chave que tornam o trabalho bem-sucedido. Contexto, comunicação, clareza, comunidade e um claro curso de ação são formas poderosas de garantir não apenas que as reuniões sejam produtivas, mas que também sejam brilhantes.

Contexto

Para fazer o melhor trabalho, as pessoas precisam de um senso de propósito e um entendimento do objetivo maior à qual seu trabalho está relacionado. Isso requer contexto: eles precisam ver a situação mais ampla relacionada a mercado, clientes e concorrência. Esse tipo de informação situacional é mais facilmente compartilhado em uma reunião. Isso pode ajudar as pessoas a ver sua conexão com o cenário geral, bem como a conexão de seus colegas e da equipe como um todo.

Comunicação

Quando as pessoas se sentem confiantes e confiáveis, elas também tendem a se sentir mais apreciadas. Nada é mais desvalorizante do que se sentir irrelevante ou desnecessário. Informações compartilhadas ajudam a garantir que essas reações não ocorram. Em seu livro, “Team of Teams” (“Time dos Times”, em tradução livre), o general Stanley McChrystal defende que mais pessoas devem saber mais informações ao mesmo tempo. Isso contribui para uma tomada de decisão eficaz. As reuniões garantem que as pessoas tenham as informações necessárias e se sintam parte do círculo interno, proporcionando a elas uma percepção situacional para tomar as melhores decisões possíveis.

Clareza

As reuniões também são úteis porque permitem que as pessoas troquem informações. As piores reuniões são aquelas em que a comunicação é unidirecional, com um líder simplesmente apresentando dados que poderiam ter sido compartilhados em um e-mail. As reuniões eficazes, por outro lado, incluem bastante diálogo, perguntas e respostas e conversas para ajudar a esclarecer tópicos e questões. Compartilhar em um ambiente de grupo é especialmente valioso porque um colega pode pensar em uma pergunta que outros não fizeram e a experiência do grupo aprimora o aprendizado de todos.

Comunidade

O valor das reuniões não está apenas no conteúdo, mas também na oportunidade que as pessoas têm para desenvolver camaradagem. A conexão com os outros é um dos elementos mais gratificantes do local de trabalho e se os funcionários são introvertidos ou extrovertidos, todos precisam de algum relacionamento com colegas de escritório. Afinal, o trabalho é fundamentalmente social, e objetivos compartilhados, linguagem comum e esforços mútuos contribuem para uma experiência de trabalho positiva.

Curso de ação

Por fim, embora as pessoas devam ser capacitadas para tomar decisões e realizar seu trabalho da maneira que melhor sabem, elas também precisam conhecer a direção da empresa e a visão do líder. As reuniões fornecem uma visão de caminho, limites e objetivo da empresa.

Fonte: Forbes.